Как составить протокол общего собрания в 2024 году?

При создании юридического лица учредители принимают письменно решение о создании компании. Если учредителей несколько, то решение о создании юрлица оформляется в виде протокола общего собрания. Кроме того, каждая компания хотя бы раз в жизни сталкивалась с необходимостью внесения изменений в устав или ЕГРЮЛ. Для внесения большинства корпоративных решений учредители должны принять соответствующее решение. Если в компании несколько учредителей, участников, членов организации, то такое решение также оформляется протоколом общего собрания. Еще одно основание для проведения общего собрания и составления протокола - выплата дивидендов в ООО. Граждане также сталкиваются с составлением протокола общего собрания, когда проводят общее собрание собственников многоквартирного дома в соответствии с Жилищных кодексом РФ. Таким образом, протокол общего собрания - довольно распространенный документ на практике. О том, как его составить, правильно оформить и заверить речь пойдет в настоящей статье.

Как составить протокол общего собрания?

Утвержденной формы протокола общего собрания нет, однако общие требования к протоколу общего собрания установлены нормой п. 4 ст. 181.2 ГК РФ.

Протокол общего собрания должен содержать:

• дата и время проведения общего собрания, место проведения общего собрания и (или) способ дистанционного участия, а в случаях заочного голосования - дата, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании, и способ отправки этих документов
• сведения о лицах, принявших участие в общем собрании, и (или) о лицах, направивших документы, содержащие сведения о голосовании
• результаты голосования по каждому вопросу повестки дня (по каждому вопросу повестки принимается отдельное решение)
• сведения о лицах, проводивших подсчет голосов, если подсчет голосов был поручен определенным лицам
• сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол
• сведения о ходе проведения общего собрания или о ходе голосования, если участник гражданско-правового сообщества требует их внести в протокол
• сведения о лицах, подписавших протокол

При составлении протокола общего собрания учредителей о создании юридического лица необходимо указать:

1. дата, время и место составления протокола
2. наименование, ИНН, ОГРН юридического лица, в отношении которого принимается решение
3. данные учредителей (для физических лиц: ФИО, дата и место рождения, паспортные данные, адрес регистрации; для юрлиц - наименование, ИНН, ОГРН, адрес, данные руководителя или представителя организации по доверенности)
4. принятие решений по вопросам повестки дня (при учреждении организации должны быть приняты решения о создании юридического лица с указанием его наименования, об утверждении устава, о выборе единоличного исполнительного органа и определении состава иных органов управления, избираемых по уставу общим собранием учредителей, а также о выборе способа удостоверения протокола общего собрания, председателя и секретаря общего собрания; для коммерческих организаций дополнительно принимается решение о размере уставного капитала, размере и номинальной стоимости долей в уставном капитале, а также о порядке их оплаты)

При внесении изменений в ЕГРЮЛ или учредительные документы в протоколе общего собрания участников общества/членов организации/учредителей указывается:

1. дата, время и место составления протокола
2. наименование, ИНН, ОГРН юридического лица, в отношении которого принимается решение
3. данные учредителей (для физических лиц: ФИО, дата и место рождения, паспортные данные, адрес регистрации; для юрлиц - наименование, ИНН, ОГРН, адрес, данные руководителя или представителя организации по доверенности) с указанием размера долей в уставном капитале для коммерческих организаций
4. принятие решений по вопросам повестки дня (учредители должны принять решение о корпоративных изменениях, вносимых в ЕГРЮЛ, а если меняется устав организации, утвердить новую редакцию устава, а также выбрать способ удостоверения протокола общего собрания, председателя и секретаря общего собрания)

В протоколе общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме следует указать наименование документа, дату и номер протокола, дату, место проведения общего собрания, заголовок к содержательной части протокола, содержательную часть протокола (в частности, повестку дня, правомочность общего собрания (наличие или отсутствие кворума), количество голосов по каждому вопросу), информацию о месте (адресе) хранения протоколов и решений собственников помещений по вопросам, поставленным на голосование. Если содержательная часть протокола содержит указание на наличие предложений, к протоколу прилагаются перечисленные в ней документы. 

Как оформить протокол общего собрания?

Составьте протокол в простой письменной форме, в том числе с помощью электронных и иных технических средств. Если протокол составлен на бумажном носителе на двух и более страницах, его необходимо прошить, пронумеровать и на сшивке заверить подписями уполномоченных общим собранием лиц.

Протокол общего собрания составляется, как правило, в двух экземплярах, если иные требования не установлены специальным законом. Один экземпляр - для организации. Второй - для регистрирующего органа. 

Протокол общего собрания подписывается:

• в случае проведения общего собрания в очном форме - председателем и секретарем общего собрания
• в случае принятия решения в результате заочного голосования - лицами, проводившими подсчет голосов или зафиксировавшими результат подсчета голосов.

Единогласным решением участников юрлица или уставом юридического лица может быть предусмотрен иной способ подтверждения проведения общего собрания и результатов голосования на заседании, а также результатов заочного голосования.

Нужно ли заверять протокол общего собрания у нотариуса?

Если протокол общего собрания подлежит нотариальному удостоверению, то протокол подписывается участниками собрания при нотариусе, нотариус удостоверяет подписи.