Настоящая статья носит информационный характер о порядке апостилирования и консульской легализации документов. В зависимости от страны выдачи документа процедура может различаться. Вы можете заказать у нас услуги по апостилированию или консульской легализации российского документа. Мы не оказываем услуги по апостилированию (консульской легализации) иностранных документов и не консультируем по порядку такой легализации.
Часто при предоставлении документов в суды, нотариусу, в налоговый орган или иные государственные органы в списке обязательных документов можно встретить требование об апостилировании или консульской легализации иностранного документа. В настоящей статье мы расскажем подробно о значении данных терминов и процедуре проставления апостиля на документах и консульской легализации.
Апостилирование и консульская легализация - это процедуры, которую необходимо пройти для использования официальных документов, совершенных в одном государстве, в другом государстве. То есть фактически апостиль и консульская легализация придают международную юридическую силу документам.
Например, для регистрации ООО в России, учрежденного другим юридическим лицом, необходимо предоставить выписку из реестра юридических лиц, подтверждающий статус учредителя как юридического лица, или иной аналогичный документ. В России такой документ выдает налоговый орган и выписка имеет установленную форму. Если же компания зарегистрирована в другой стране, то необходимо предоставить аналогичный документ, установленный законодательством данной страны. Для того чтобы российский регистрирующий орган был уверен в том, что данный документ является легитимным: выдан уполномоченным органом и достоверен, необходимо апостилировать документ или пройти процедуру консульской легализации.
Когда нужно проставить апостиль, а когда требуется консульская легализация?
Необходимо отметить, что процедура апостилирования и консульской легализации - это различные процедуры, имеющие одну цель.
Апостиль проставляется на документах для предъявления в государствах - участниках Гаагской конвенции от 05.10.1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов.
Консульская легализация применяется для стран, не являющихся участниками Гаагской конвенции.
Обратите внимание! С некоторыми странами Россия заключила двусторонние договоры о правовой помощи, согласно которым документы могут предоставляться без легализации и апостиля. Полный список таких страны доступен по
ссылке.
На каких документах проставляется апостиль?
- документах, исходящих от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя
- административных документах
- нотариальных актах
- официальные пометки, такие, как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса
Апостиль не проставляется на:
- документах, совершенных дипломатическими или консульскими агентами
- административных документах, имеющих прямое отношение к коммерческой или таможенной операции
Важно! Документы, связанные с осуществлением субъектом предпринимательской и иной экономической деятельности и составленные на территории иностранного государства (договоры, счета, товаротранспортные документы и т.п.), не являются официальными документами и, следовательно, по общему правилу не требуют обязательного удостоверения в виде консульской легализации или проставления апостиля.
Какие страны используют апостиль?
Признают апостиль, например, Италия, Испания, Германия, Австрия, Франция, Греция, Великобритания, Сербия, Словакия, Швеция, Норвегия, США, Япония, Австралия.
Скачать подробный список стран-участниц Гаагской конвенции
Какие страны не принимают и не проставляют апостиль?
Например, ОАЭ, Китай (кроме Гонконга и Макао), Сингапур, Таиланд, Канада, Индонезия, Иордания, Ирак, Иран не являются странами-участниками Гаагской конвенции.
Как апостилировать документ?
Принятие Конвенции 1961 г. существенным образом упростило использование официальных документов, совершенных в одном государстве, на территории другого государства - участника этой Конвенции.
Если страна, в которой выдан документ, и страна, в которую планируется его предоставить, являются участниками Гаагской конвенции, то вы можете апостилировать документ.
В соответствии со ст. 4 Гаагской конвенции апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом; он должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции. Однако он может быть составлен на официальном языке выдающего его органа. Имеющиеся в нем пункты могут быть также изложены на втором языке. Заголовок "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" должен быть дан на французском языке.
Каждое договаривающееся государство назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля, сроки, размеры пошлины и порядок обращения для апостилирования.
Как апостилировать в России документ для его использования за рубежом?
В России следующие органы уполномочены проставлять апостиль на документах:
- Министерство внутренних дел Российской Федерации - на выданных органами внутренних дел Российской Федерации справках о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования, архивных документах (архивные справки, выписки или копии документов) и справках о реабилитации
- Министерство обороны Российской Федерации - на официальных архивных документах о военной службе (работе) в Вооруженных Силах Российской Федерации, Вооруженных Силах Союза ССР и Объединенных Вооруженных Силах Содружества Независимых Государств, выдаваемых в Российской Федерации
- Генеральная прокуратура Российской Федерации - на документах, выданных органами прокуратуры, документах, направляемых в иностранные государства в рамках международных договоров Российской Федерации и на основе принципа взаимности
- Федеральное архивное агентство - на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных федеральными органами государственной власти (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами) и федеральными государственными архивами
- Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела - на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории данного субъекта Российской Федерации (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)
- Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в компетенцию которых входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния, - на официальных документах, выданных компетентными органами в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия
- Органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие переданные полномочия Российской Федерации по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации и документов об ученых степенях, ученых званиях, - на документах об образовании и (или) о квалификации и на документах об ученых степенях, ученых званиях
- Министерство юстиции Российской Федерации - на российских официальных документах, указанных в статье 5 Федерального закона "О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации", проставление апостиля на которых не относится к полномочиям иных компетентных органов, указанных выше
В России общий срок проставления апостиля составляет 5 рабочих дней со дня регистрации компетентным органом запроса заявителя о проставлении апостиля. Однако срок проставления апостиля может быть продлен компетентным органом до 30 рабочих дней в случае необходимости направления компетентным органом запроса.
Пошлина за проставление апостиля в России составляет 2 500 рублей за каждый документ.
Обратите внимание! Российские документы для использования в иностранном государстве должны быть апостилированы в России. Иностранные документы для использования их в России должны быть апостилированы в соответствующей стране (если страна является участником Гаагской конвенции). В дальнейшем иностранные документы для предоставления в госорганы, организации в РФ должны быть также переведены на русский язык, перевод удостоверяется нотариально.
Как апостилировать документ за рубежом для его использования в России?
Для апостилирования иностранного документа необходимо обратиться в компетентный орган страны происхождения документа.
Уточнить уполномоченный орган в вашей стране можно по ссылке.
Какой порядок консульской легализации документа?
Если страна, в которую вы планируете предоставить российский документ, или страна, в которой выдан иностранный документ, который требуется для использования на территории РФ, не является участником Гаагской конвенции, то такой документ должен получить консульскую легализацию.
Консульская легализация - это более сложный способ заверения документов.
Консульская легализация иностранных документов, составленных на территории страны пребывания (иностранного государства), осуществляется в следующем порядке:
- Легализация документов в Министерстве иностранных дел либо ином уполномоченном на то официальном учреждении государства происхождения документа. Порядок, сроки и размеры пошлины за легализацию в иностранном уполномоченном органе устанавливаются законодательством соответствующей страны.
- Легализация в консульстве страны, в которую вы планируете предоставить документ, за границей. Консульское должностное лицо для совершения легализации иностранного официального документа вправе требовать представления его нотариально заверенного перевода. Срок, порядок, размеры пошлины за легализацию в консульстве устанавливаются Консульским уставом и иными нормативными актами страны, в которую документ предоставляется.
Какой порядок консульской легализации российского документа для предоставления его за границей?
Консульская легализация в России состоит из нескольких этапов:
- нотариальное удостоверение копии документа
- удостоверение подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати на копии документа в Минюсте России (срок - не более 5 рабочих дней, пошлина не уплачивается)
- консульская легализация документа в Консульском департаменте МИД России (срок - не более 5 рабочих дней, пошлина за консульскую легализацию составляет 350 рублей за каждый документ)
- легализация данной копии документа в консульстве государства, в которое предоставляется документ, на территории РФ
Документы коммерческого характера можно легализовать только в Торгово-промышленной палате РФ (вместо Министерства юстиции и Консульского департамента МИД). Легализованные ТПП РФ документы в дальнейшем необходимо также легализовать в консульстве принимающего государства.
Какой порядок консульской легализации иностранного документа для использования его в России?
Консульская легализация иностранных документов, которые планируется использовать в РФ, осуществляется в следующем порядке:
- Легализация документа в Министерстве иностранных дел либо ином уполномоченном на то официальном учреждении государства происхождения документа в порядке, предусмотренном законодательством этого государства.
- Легализация документов в российском консульстве за границей. Срок легализации иностранного документа российским консульством составляет 5 рабочих дней. За легализацию уплачивается пошлина в размере 350 рублей за каждый документ.
В дальнейшем документ, составленный на иностранном языке, для его использования в РФ должен быть переведен на русский язык. Перевод может быть удостоверен российским консульством за рубежом или российским нотариусом на территории РФ.