Часто компании получают претензии от контрагентов - юридических лиц или потребителей. В настоящей статье мы расскажем, нужно ли отвечать на претензии, какой срок для ответа, как правильно составить и отправить контрагенту ответ на претензию.
Законодательство предписывает в определенных случаях обязательный претензионный порядок разрешения споров. Это означает, что заявитель перед тем, как обратиться в суд для разрешения спора, должен направить другой стороне спора претензию. И только в случае неудовлетворения требований претензии в отведенный срок он может подать иск в суд. Устанавливая соответствующие правила, законодатель стремился в первую очередь снизить нагрузку на судебную систему. Идея проста - попробуйте сначала договориться, а уже если не получится, тогда обращайтесь в суд. Кроме того, контрагенты часто, руководствуясь принципом свободы договора, предусматривают в договоре обязательный претензионный порядок. При этом цели могут быть разными. С одной стороны, это позволяет сохранить репутацию и не допустить обращение недовольного контрагента сразу в суд, а разрешить вопрос путем переговоров. С другой стороны, некоторые компании включают в свой договор такие условия для затягивания процесса - например, чтобы оттянуть процесс выплаты денежных средств.
Таким образом, если законом или договором предусмотрен обязательный претензионный порядок, в первую очередь для разрешения спора гражданин или компания направляет контрагенту претензию. Без претензии суд не примет иск к производству. В иных случаях заявители направляют претензии по желанию.
Однако законом не установлена обязанность отвечать на претензию. Исключение - претензии потребителя. Федеральным законом от 19.10.2023 № 505-ФЗ в ст. КоАП введена часть 4.1, согласно которой необоснованный отказ в рассмотрении требований потребителя, связанных с нарушением его прав, либо уклонение от рассмотрения в установленном законом порядке таких требований влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пятнадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц - от ста тысяч до трехсот тысяч рублей.
Несмотря на отсутствие обязанности в большинстве случаев отвечать на претензию контрагента, мы рекомендуем не пренебрегать такой возможностью, особенно если у вас есть что возразить. Если контрагент направил вам претензию в целях обязательного досудебного урегулирования спора, то, не получив ответ в установленный законом или договором срок, он может сразу обратиться в суд. Однако, если приведете мотивированные возражения на претензию, есть шанс, что контрагент согласится с вашими доводами и вы решите спор без суда. Но даже если суд состоится, вы предстанете в более выгодном свете, если своевременно направите контрагенту свои возражения. Также надо иметь в виду, что нарушение срока ответа на претензию, установленного законом или договором, признается нарушением досудебного порядка урегулирования спора. За это суд может взыскать с вас судебные расходы независимо от результатов рассмотрения дела (ч. 1 ст. 111 АПК РФ).
Поэтому даже если вы предпринимаете действия для мирного урегулирования спора, проводите переговоры с контрагентом, рекомендуем всегда готовиться к плану Б - формировать правовую позицию по делу, готовить возможные возражения и, если вам есть что возразить, направлять контрагенту ответ на претензию.
Важно правильно оценивать срок для ответа на претензию. Так как, если претензия направлена для соблюдения досудебного порядка разрешения спора, то по истечении установленного срока контрагент передаст спор на рассмотрение суда. Поэтому если вы хотите по возможности избежать судебного разбирательства, необходимо попытаться урегулироваться спор в течение претензионного срока.
Законом установлены обязательные сроки для ответа на претензии только в некоторых случаях. В частности:
Вместе с тем, если законом срок для ответа на претензию не установлен, он может быть установлен договором. В этом случае нужно руководствоваться условиями договора. Если в договоре указан четкий срок (например, в течение 10 дней с даты получения претензии), то вы можете ответить на претензию в этот срок, даже если контрагент указал в претензии другой срок. До истечения указанного в договоре срока контрагент не сможет обратиться в суд, если претензионный порядок является обязательным для сторон. Вместе с тем, договор может позволять указать срок для ответа в претензии, в этом случае необходимо учитывать срок для ответа, указанный в претензии. Также на практике часто встречаются формулировки в договоре следующего типа: "обязан исполнить требования претензии в разумный срок". "Разумность" срока для удовлетворения требований претензии или ответа на претензию зависит от специфики обязательства, сути претензии и фактических обстоятельств дела. При определении такого срока суд может взять за основу правило п. 2 ст. 314 ГК РФ: если срок ничем не установлен, то обязательство должно быть исполнено в течение семи дней со дня предъявления требования. При таком подходе разумный срок составит семь дней. Однако, безусловно, возможность применения такого срока во многом зависит от обстоятельств дела и характера требований.
Согласно ч. 5 ст. 4 АПК РФ гражданско-правовые споры о взыскании денежных средств по требованиям, возникшим из договоров, других сделок, вследствие неосновательного обогащения, могут быть переданы на разрешение арбитражного суда после принятия сторонами мер по досудебному урегулированию по истечении 30 календарных дней со дня направления претензии (требования), если иные срок и (или) порядок не установлены законом или договором. Таким образом, если договором или законом не предусмотрен иной претензионный срок, спор относится к одной из указанных категорий и подлежит разрешению в порядке арбитражного судопроизводства, то у вас есть 30 дней для мирного разрешения спора, после его истечения у контрагента появляется право на подачу иска в суд.
Ответ на претензию составляется в свободной форме, законодательных требований к форме ответа на претензию не установлено.
Рекомендуем указать в ответе на претензию:
Ответ на претензию может подписать заявитель лично или его представитель по доверенности. От имени юридического лица ответ на претензию подписывает единоличный исполнительный орган (руководитель организации). Если ответ на претензию подписывают представитель, приложите к нему копию доверенности представителя с соответствующими полномочиями.
Также рекомендуем приложить к ответу на претензию копии документов, на которые вы ссылаетесь в тексте, если у контрагента эти документы отсутствуют.
Если доводы претензии убедительны и получатель претензии соглашается с указанными требованиями и исполняет их сразу, то, как правило, ответ на претензию не требуется либо в ответе констатируется факт исполнения требований. Если же вы согласны с требованиями претензии, но хотели бы получить отсрочку/рассрочку исполнения, снизить сумму штрафных санкций, то в ответе на претензию указываются соответствующие предложения, а также приводятся доводы в их пользу (для контрагента должно быть выгоднее согласиться на ваши предложения, чем обращаться в суд, то есть ваш вариант разрешения спора должен экономить время и деньги).
Если вы в корне не согласны с требованиями претензии либо возражаете против удовлетворения некоторых требований, то в ответе на претензию необходимо дать мотивированные возражения.
Как правило, при несогласии с требованиями претензии ее получатель выбирает один из следующих вариантов защиты или использует несколько из них в комплексе:
Возможные возражения на требования претензии очень индивидуальны и зависят от обстоятельств дела. Приведем некоторые варианты возражений.
Выделим самые распространённые виды возражений на претензию:
При ответе на претензию важно выбрать правильную стратегию. Не стоит в ответе излагать самые веские аргументы в вашу пользу, если вы полностью не согласны с ее требованиями и высока вероятность обращения контрагента в суд. Тоже самое стоит сказать о спорных аргументах - тех, которые могут быть приняты или не приняты судом, если их принятие во многом зависит от толкования условия договора или нормы закона. В этом случае контрагент, получив ответ на претензию, может подготовиться детально к судебном процессу, собрать судебную практику в свою пользу и представить в суд развернутую правовую позицию. Поэтому приберегите самые серьезные доводы и доказательства для суда. К примеру, вы полагаете, что по требованиям контрагента истек срок исковой давности, однако есть спорный вопрос с определением дня, с которого он должен исчисляться. В такой ситуации лучше изложить вашу развернутую правовую позицию по данному вопросу при подаче в суд заявления об истечении сроков исковой давности (возражений).
Также если вероятность судебного разбирательства велика, вы должны учитывать, что ответ на претензию будет одним из письменных доказательств в суде. Поэтому если вы отказываетесь исполнить требования контрагента, то рекомендуем заранее продумать, какие доводы вы будете приводить в суде. В частности, не признавайте в ответе на претензию факты, которые придется оспаривать в суде. Так, подтверждение действия договора, скорее всего, помешает вам признать его незаключенным (п. 3 ст. 432 ГК РФ).
Ответы на претензии юридическим лицам направляются по актуальному адресу нахождения организации, указанному в ЕГРЮЛ, если иной порядок обмена письмами не определен договором. Проверить актуальный адрес можно с помощью сервиса ФНС России. Адресатом в в ответе на претензию указывайте юридическое лицо, а не руководителя организации. Ответы на претензии физическим лицам направляются по адресу, указанному в претензии или в договоре.
Порядок направления писем может быть определен договором. Если в договоре нет особого порядка обмена письмами, рекомендуем отправлять ответ почтой ценным письмом с описью вложения (в описи укажите - ответ на претензию и реквизиты претензии).
Направление ответа на претензию посредством электронной почты законодательством также не запрещается. Однако в этом случае должна иметься возможность достоверно установить, от кого исходит и кому адресовано письмо.
Сохраните все документы, которые подтверждают факт отправки ответа на претензию (почтовую квитанцию, опись вложения).
Уведомление о вручении заказывать необязательно, достаточно распечатки информации о движении почтового отправления с сайта Почты России. На сайте Почты России можно отследить судьбу письма по почтовому идентификатору, указанному в квитанции.
Если начнется судебный процесс, то рекомендуем приложить документы, подтверждающие отправку и доставку ответа на претензию к отзыву на иск (возражениям на иск). Так вы подтвердите, что вы не нарушили досудебный порядок урегулирования спора, предусмотренный законом или договором.
Мы предлагаем комплексные услуги арбитражных юристов. Мы защищаем интересы доверителей в арбитражных спорах различной сложности. Вы можете обратиться к нам на любой стадии процесса.